Častým jablkom sváru býva určenie, kto by mal mať k dispozícii služobný automobil. Táto problematika často zamestnáva manažment až príliš vtedy, ak nie je jasne stanovená firemná Car Policy.

Pozrime sa teda bližšie na kategorizáciu služobných vozidiel a ich prideľovanie pre rôzne pracovné pozície, respektíve skupiny zamestnancov. Ešte predtým sa však musíme venovať spôsobu výberu vozidla do firmy – od jeho spôsobu nadobudnutia, cez určenie času prevádzky, až po okamih jeho vyradenia. Pre väčšinu firiem sú forma nadobudnutia, čas prevádzky a zís kavané modely nemenným faktom, daným ich Car Policy, a to napriek tomu, že priebežná revízia týchto kritérií môže viesť k pozitívnemu dopadu na ekonomiku vozidlového parku.

TCO: komplikované, ale dôležité
Ak sa na firemné vozidlá pozeráme primárne zo stránky nákladov, pri výbere modelu a času jeho prevádzky je pre nás jedným z najlepších pomocníkov výpočet celkových nákladov na vlastnenie, označovaný skratkou TCO – z anglického Total Cost of Ownership. Treba tu však zdôrazniť, že pri našom rozhodovaní ide o odhad budúcich nákladov, čo je veľmi zložitá úloha s niekoľkými premennými. TCO pozostáva z niekoľkých zložiek (pokles hodnoty, pohonné hmoty, servisné náklady, poistenie, cena peňazí, atď.), ktoré v závislosti od predpokladanej dĺžky prevádzky a najazdených kilometrov logicky menia svoje hodnoty. Preto prakticky pre každú kombináciu času (dobu používania vozidla) a nájazdu existuje samostatne vykonaný unikátny výpočet TCO. Je to tak preto, že priebeh čiastočných nákladov v čase pre daný kilometrový nájazd vozidla nie je lineárnou funkciou a hodnoty TCO tak pre odlišný scenárdĺžky prevádzky a najazdených kilometrov nemožno extrapolovať. Aby sme pri plánovaní dokázali prostredníctvom TCO urobiť relevantné rozhodnutia, potom pre jeden konkrétny typ firemného vozidla potrebujeme pomerne veľa výpočtov, v závislosti od času využívania a nájazdu, a to vrátane všetkých zvažovaných alternatív (rôzne značky/modely). Veľké množstvo výpočtov predstavuje v prípade realizácie vo vnútri firmy časovo aj finančne náročný projekt. Výsledok navyše jednoznačne závisí od kvality použitých dát. Tie možno získať z mnohých zdrojov, pričom všeobecne platí, že kvalita aj spracovanie dát sú úmerné ich cene. Ponúka sa tak možnosť zveriť analýzu nákladov externému poradcovi alebo časť nechať kúpiť od špecializovanej firmy už v požadovanej forme na ďalšie využitie.

Položte „Pevné základy“
Ak sa firma rozhodne pre analýzu TCO „vlastnými silami“, môže od poskytovateľov operatívneho lízingu získať zaujímavé referenčné dáta. Dopytované kalkulácie prenájmu pre konkrétny čas a nájazd nebudú vďaka veľmi konkurenčnému prostrediu na trhu operatívneho lízingu vzdialené od optimálnych hodnôt TCO, najmä v prípade najfrekventovanejšie nadobúdaných modelov vozidiel. Firmy, ktoré volia túto formu získania vozidlového parku, majú pri uvedenom plánovaní uľahčenú prácu. Nezabudnite teda, že správnym výberom modelu a určením vhodného času prevádzky už na samotnom začiatku položíte pevné základy optimalizácie nákladov na vozidlový park, preto sa v Car Policy snažte v rámci svojich možností priebežne vyhodnocovať a aktualizovať vybraté modely a dĺžku ich prevádzky. Rozhodnutie o forme nadobudnutia má tak zásadný charakter a je natoľko strategickou otázkou, že najmä pri väčších korporáciách alebo aj štátnych inštitúciách ide o rozhodnutie s výhľadom na desať rokov a dlhšie. Preto by pri analýzach TCO nemala zostávať bokom ani forma nadobudnutia. Relatívne často sa v Car Policy stretávame s definíciou jednej hodnoty nájazdu a času používania vozidla, napríklad 4 roky a 160 000 km alebo 5 rokov a 150 000 km. Odporúčame uvádzať tieto hodnoty iba ako predpokladané a orientačné. To preto, aby si užívatelia vozidiel nezakladali nárok na automatickú obmenu vozidla v momente, kedy má automobil napríklad štyri roky, ale s nájazdom iba do 100 000 km. Podľa priebežného hodnotenia nákladov vychádza v takomto prípade ako efektívne riešenie ponechať si vozidlo ešte minimálne rok. Čím vyššie, tým voľnejšie Teraz prejdeme k sľúbenej kategorizácii a prideleniu vozidiel zamestnancom.

V prvej časti sme uviedli tieto vzorové kategórie vozidiel:
- Pre vedúcich pracovníkov
- Pre stredný manažment
- Pre obchodných zástupcov
- Poolové
- Servisné
- Špeciálne

Z pohľadu pridelenia zamestnancom nás zaujímajú prvé tri kategórie. Zjednodušene povedané, ide o všetky vozidlá, ktoré sú k dispozícii konkrétnemu užívateľovi s možnosťou súkromného používania, a sú predmetom personálnej politiky firmy. Od toho sa odvíja určitá benevolencia pri voľbe modelov a ich výbav. Logicky budú mať pri výbere najvoľnejšie ruky najvyššie postavení pracovníci, ktorým chce firma poskytnúť najväčší benefit. Tí si môžu vyberať vo väčšine prípadov z viacerých značiek a modelov. Hlavným parametrom je najčastejšie nadobúdacia cena vozidla (po zľave z cenníkovej hodnoty), alebo pri operatívnom lízingu výška mesačného prenájmu. Na opačnej strane bývajú vozidlá obchodných zástupcov, kde je zvyčajne stanovená značka, model, typ karosérie, motorizácia a stupeň výbavy s možnosťou voľby príplatkovej výbavy do určitého limitu, prípadne jej spoplatnenie z vlastných prostriedkov užívateľa. Pri výbere vozidla podľa výšky mesačných splátok treba porovnávať vozidlá podľa vopred určeného scenára nájazdu a času používania(porovnávať porovnateľné), avšak samotné vozidlo obstarať podľa skutočne plánovaných nájazdov tak, aby sa náklady rozložili rovnomerne v čase, bez nutnosti rekalkulácie. Vyššie uvedené príliš neplatí najmä pri veľkých korporáciách a štátnych inštitúciách. Tam sa vo väčšej miere uplatňuje striktné určenie modelov a výbav vozidiel. Vozidlový park je vďaka tomu unifikovanejší, čo prináša výhody pri samotnej správe vozidlového parku. Kľúč na pridelenie vozidla stanovuje buď presné špecifikovanie pracovných pozícií pre každú kategóriu, alebo zamestnanecké skupiny na základe tzv. gradov – platových tried, čo býva najmä pri väčších spoločnostiach jednoduchšie a prehľadnejšie. Dobré je pripomenúť, že firma by sa mala zdržať maximálne výnimiek z týchto pravidiel tak, aby Car Policy zostala stále rešpektovaným dokumentom. Zamestnancom, ktorým podľa platového, alebo iného zaradenia náleží služobné vozidlo, nevzniká iba nárok na benefitné užívanie vozidla, teda jeho používanie na súkromné účely, ale majú zároveň aj povinnosti, ako je napríklad vedenie knihy jázd, výkaz čerpania pohonných hmôt alebo zodpovednosť za technický stav vozidla. Všetky tieto náležitosti by mali byť uvedené v dohode o používaní služobného vozidla medzi zamestnávateľom a zamestnancom. V rámci Car Policy sa táto dohoda registruje ako príloha.

Zmeny a výmeny
Ak počas používania vozidla sa zmení zaradenie zamestnanca, je buď v prílohe Car Policy uvedené, alebo sa bežne vníma ako nepísané pravidlo, že to súčasné možno prideliť niekomu inému, teda možno ho plnohodnotne využiť inde vo firme. Ak takáto možnosť neexistuje, nárok na lepšie vozidlo vzniká zamestnancovi až pri jeho prirodzenej obmene. Ak ide o zmenu opačnú, keď má mať zamestnanec pridelené horšie vozidlo, postupuje sa obdobne, čo nie je problematické vo vnútri firmy zaistiť. V krajnom prípade sa dokonca vozidlo odoberie. Ďalším dôvodom na prehodnotenie nároku zamestnanca na služobné vozidlo je úprava pracovného času. Napríklad pri skrátení pracovného úväzku už nemusí mať zamestnanec nárok na služobné vozidlo. Jeho odňatie sa potom kompenzuje tzv. cash option, teda finančnou náhradou krátenou v rovnakom pomere ako je úväzok zamestnanca. Pomerne frekventovaným pravidlom pri prideľovaní vozidiel je požiadavka minimálneho ročného nájazdu služobných kilometrov. Stretávame sa s limitmi 10 000 až 15 000 km ročne. V prípade nepridelenia vozidla sa toto zamestnancovi opäť kompenzuje finančnou náhradou.

Ak sa dá, tak bez výnimiek...
Pretože v našej spoločnosti hrá (služobné) vozidlo podstatnú statusovú rolu, je pre mnohých zamestnancov pochopiteľne dôležité, aby z tejto formy benefitu vyťažili maximum. Tomu potom zodpovedá ich jednanie a správanie, zaťažené týmito preferenciami. Preto je nevyhnutné dôkladne nastaviť pravidlá prideľovania služobných vozidiel a neakceptovanie ich výnimiek. Prevádzka vozidiel pri výkone zamestnania prináša so sebou veľké bezpečnostné riziká. Zamestnávateľ je povinný svojich zamestnancov preškoliť a priebežne vzdelávať tak, aby tieto riziká eliminoval. Na túto tému sa pri tvorbe Car Policy zameriame v nasledujúcej časti.

Text: Přemysl Žižka